Aide-mémoire : Prévenir la fraude dans votre entreprise*

Prévention des fraudes sur chèque

• Assurez-vous que vos chèques sont vérifiés par RBC Banque Royale et intégrez-y des caractéristiques de sécurité pour éviter la contrefaçon.
• Conservez toujours vos chèques, bordereaux de dépôts, relevés bancaires et autres effets dans un endroit sûr.
• Déchiquetez vos chèques annulés et anciens relevés ou conservez-les dans un endroit sûr, comme vos chèques non émis.
• Assurez-vous que vos chèques sont confiés à des personnes dignes de confiance au cours des processus d'autorisation et de signature. Par exemple, ne laissez jamais un chèque rempli et signé dans la corbeille d'arrivée de la personne qui doit le contresigner ; livrez et traitez ce type de chèques en mains propres.
• Faites régulièrement changer les serrures de votre établissement, notamment après la cessation d'emploi d'un d'employé.
• Faites le rapprochement de vos relevés bancaires quotidiennement.
• Inscrivez-vous au service de vérification des décaissements, d'appariement des bénéficiaires ou de vérification inverse des décaissements - ces services sont conçus pour accélérer le processus de rapprochement des chèques.
• Assurez-vous que tous les chèques que vous avez commandés vous ont été envoyés. Si des chèques sont manquants, informez-en la Banque ou votre fournisseur de chèques sans tarder. Parfois, les chèques volés sont considérés à tort comme étant perdus ou n'ayant jamais été envoyés.
• Ne laissez jamais d'espaces blancs sur les lignes du bénéficiaire ou du montant.
• Utilisez une encre foncée, difficile à effacer ou à cacher.
• Utilisez différents comptes pour différents secteurs ; par exemple : un compte pour la paie, un autre pour les comptes fournisseurs, un troisième pour l'émission de chèques, et ainsi de suite. Il sera ainsi plus facile de rapprocher vos comptes, car un nombre limité d'opérations seront effectuées dans chacun des comptes ; si vous devez fermer un compte, les autres secteurs de votre entreprise ne seront pas ralentis par des délais.
• Inscrivez-vous à RBC^® Banque en direct⁺ ou à RBC Express, qui vous permettent d'effectuer facilement et rapidement le rapprochement, au moment qui vous convient.

Division des tâches

Au jour le jour, la division des tâches est essentielle afin d'éviter les erreurs et irrégularités, et les déceler rapidement. Voici quelques exemples de tâches administratives qui devraient être confiées à des employés différents :

• autorisation d'une opération et réception et garde du produit de l'opération ;
• réception de chèques (paiement sur compte) et approbation des radiations de compte-client ;
• dépôts et rapprochement des relevés bancaires ;
• approbation des feuilles de temps et garde ou émission des chèques de paie ;
• émission de chèques et rapprochement des relevés bancaires ;
• approbation des chèques (y compris les appels de la Banque ou les relevés d'exception) et émission de chèques ou rapprochement des relevés bancaires.

*Ce document est offert à titre indicatif seulement. Il n'est pas destiné à donner des conseils particuliers et ne doit pas être considéré comme tel.
^® Marque déposée de la Banque Royale du Canada. RBC et Banque Royale sont des marques déposées de la Banque Royale du Canada.
⁺RBC Banque en direct est un service offert par la Banque Royale du Canada.