Vos chèques sont-ils conformes aux nouvelles normes de l'ACP ? Vous pouvez maintenant le savoir.
En janvier 2005, l'Association canadienne des paiements (ACP) a annoncé l'entrée en vigueur de nouvelles normes s'appliquant tant aux chèques des particuliers que des entreprises. L'ACP a aussi prolongé la période de transition en ajoutant un délai de grâce se terminant le 2 septembre 2008 pour les clients de RBC. Nous continuons à vous encourager à vous conformer à cette norme le plus rapidement possible. Les répercussions de l'entrée en vigueur de cette nouvelle norme varieront en fonction de plusieurs éléments :
- Si vous avez commandé – ou prévoyez commander – des chèques de RBC Banque Royale® ou d'Interchèques après avril 2005, vos chèques sont déjà conformes à la nouvelle norme. Vous n'avez donc rien d'autre à faire.
- Si vous imprimez vos propres chèques, ou si vous les faites imprimer pour vous, vous devez corriger la présentation de vos chèques en fonction des nouvelles normes pour le 2 septembre 2007.
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Vous n'êtes pas certain que vos chèques soient conformes à la nouvelle norme ?
La façon la plus simple de savoir si vos chèques sont conformes consiste à regarder la zone de la date. Si la date est en format MMJJAAA ou JJMMAAAA ou AAAAMMJJ, vos chèques sont conformes à la nouvelle norme. Vous pouvez aussi en discuter avec votre représentant de RBC.
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De nouvelles normes d'impression de chèques pour simplifier et accélérer le traitement des chèques.
Les institutions financières seront ainsi en mesure d'échanger les chèques entre elles sous forme électronique, ce qui améliorera grandement l'efficacité du système canadien des paiements. Les clients jouiront d'un accès plus rapide et plus facile aux images de leurs chèques et le processus de compensation sera simplifié.
Coup d'oeil sur les nouvelles exigences.
Cette illustration présente les changements entraînés par les nouvelles normes :
Inclure le document suivant sur lequel la zone de date sera encerclée :
Vérifiez vos chèques :
Vos chèques sont-ils conformes au nouveau format de date, soit MMJJAAAA ou JJMMAAA ? Dans l'affirmative, vos chèques respectent la nouvelle norme.
- Le numéro de série est encodé dans la ligne de codage magnétique.
- La longueur minimale des chèques augmente.
- Position standard des zones clés sur les chèques (zone du montant, par exemple).
- Aucun élément ne pouvant gêner la saisie de l'image du chèque (impression inversée, italique, caractères inclinés, bordure inférieure, carbone noir au verso du chèque et certains arrière-plans complexes ou très colorés).
- Les caractéristiques de sécurité n'interfèrent pas avec la saisie d'image.
- Nouvelles exigences pour le recto des chèques.
Toujours remplir vos nouveaux chèques avec un stylo à encre bleue ou noire.
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Il vous reste de vieux chèques ?
Utilisez-les maintenant et assurez-vous de les remplacer par de nouveaux chèques avant septembre 2008. En commandant des chèques par le biais de RBC et d'Interchèques, vous serez certain d'avoir des chèques conformes aux nouvelles normes.
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Votre logiciel et votre imprimante sont-ils conformes aux nouvelles normes pour les chèques ?
Consultez http://www.cdnpay.ca/news/product_status
_fr.asp pour savoir si votre progiciel et votre imprimante actuels sont conformes aux nouvelles normes pour les chèques.
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La clé, c'est la préparation. Et nous pouvons vous aider !
Voici trois mesures simples pour commencer :
- Contactez votre représentant de RBC Banque Royale. (lien vers la page Nous joindre)
- Consultez http://www.cdnpay.ca/news/product
_status_fr.asp pour savoir si votre imprimante et logiciel actuels sont conformes aux nouvelles normes pour les chèques. Ou communiquez avec votre fournisseur de logiciel ou d'imprimante pour voir les préparatifs qu'ils ont effectués à l'égard de ces nouvelles normes.
- Faites le nécessaire pour que votre représentant RBC fasse tester votre nouveau stock de chèques par rapport aux nouvelles normes. Veillez à fournir au moins 10 spécimens. Vous pouvez aussi n'effectuer aucune vérification et commander simplement de nouveaux chèques de RBC Banque Royale ou d'Interchèques, étant donné que ceux-ci sont automatiquement conformes aux nouvelles normes.
Les nouvelles normes canadiennes ont été mises en place pour s'assurer que les chèques sont traités rapidement et efficacement par le système de compensation des chèques. Les chèques qui ne respectent pas les nouvelles normes – à l'égard du format de date ou de tout autre aspect – pourront exiger un traitement manuel, ce qui pourrait entraîner un traitement plus lent dans le nouveau système canadien de compensation électronique des chèques.
Foire aux questions
- Si je commande des chèques de RBC Banque Royale® ou d'Interchèques, quelles seront les répercussions de ces changements pour moi ?
- Que dois-je faire si mon entreprise imprime ses propres chèques ?
- Et si j'utilise un logiciel pour imprimer mes chèques ?
- S'agit-il d'un pas vers l'imagerie numérique ?
- Quels sont les avantages potentiels des nouvelles exigences concernant les chèques ?
- Que disent l'Agence du revenu du Canada et les différents groupes d'entreprises et groupes comptables au pays à l'égard de cette initiative pancanadienne ?
- Que se passera-t-il si mes chèques ne sont pas entièrement conformes aux nouvelles normes lorsque le nouveau processus de compensation par imagerie sera mis en place ?
- Si mes chèques à usage commercial établis selon le nouveau format échouent le test de vérification, pourrai-je continuer à les utiliser jusqu'à ce que le nouveau processus de compensation soit mis en place, pendant la deuxième moitié de 2008 ?
- Les nouvelles normes ont-elles des incidences sur les caractéristiques de sécurité des chèques ?
- La nouvelle norme pour les chèques est-elle compatible avec les normes internationales comparables ?
- Et si je gère un compte personnel à partir duquel j'émets des chèques au nom d'un organisme sans but lucratif comme une équipe de sport ou un club social local ?
- À quel moment les nouvelles spécifications entrent-elles en vigueur ?
- Où puis-je consulter la dernière version de la Norme 006 de l’ACP ?
- Qu'est-ce que le code d'opération 45 ou « code opér 45 »? Quel type de clients utilisera ce code spécial ?
- Que dois-je faire si je reçois des chèques de mes clients qui ne semblent pas satisfaire aux normes concernant les chèques ?
- Que dois-je faire si je reçois des chèques de mes clients qui ne semblent pas satisfaire aux normes concernant les chèques ?
- Quelles sont les raisons pour lesquelles un chèque pourrait ne pas être traité ?
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1. Si je commande des chèques de RBC, quelles seront les répercussions de ces changements pour moi ?
Lorsque vous commandez des chèques de RBC Banque Royale® ou d'Interchèques, le nouveau format sera automatiquement appliqué – un processus en place depuis avril 2005. Pour vous assurer que l'information indiquée sur le chèque sera facile à lire sur les images de vos chèques, utilisez de l'encre bleue, noire ou magenta foncé.
2. Que dois-je faire si mon entreprise imprime ses propres chèques ?
Si vous imprimez vos propres chèques, vous devrez apporter certaines modifications :
- Modifiez la structure de la date et le verso du chèque, en fonction des nouvelles exigences.
- Si vous utilisez un logiciel comptable pour générer des chèques, consultez le site http://www.cdnpay.ca/
news/product_status fr.asp pour voir si votre logiciel est conforme aux nouvelles normes. Vous pouvez aussi communiquer avec votre fournisseur pour lui demander quelles mesures il prend pour se conformer aux nouvelles normes canadiennes pour les chèques. Vous devrez examiner le format de la date, les positions standard de certaines zones et les polices de caractères utilisées. Dans certains cas, vous devrez peut-être acheter une nouvelle version du logiciel. Les stocks de chèques devront aussi être mis à jour pour refléter les nouvelles exigences d'impression au verso des chèques.
- Si vous avez des chèques personnalisés, imprimés par un fournisseur, consultez le site http://www.cdnpay.
ca/news/product_status_fr.asp pour savoir si votre imprimeur se conforme aux nouvelles normes.
Assurez-vous de fournir un minimum de 10 échantillons de vos nouveaux chèques à RBC pour que nous puissions confirmer que ceux-ci se conforment bien aux nouvelles normes.
3. Et si j'utilise un logiciel pour imprimer mes chèques ?
Si vous utilisez un progiciel financier pour générer vos chèques, veuillez communiquer avec votre fournisseur et lui demander quelles mesures il prend pour se conformer aux nouvelles normes canadiennes pour les chèques. L'ACP a dressé une liste des fournisseurs de logiciels clés qui pourra vous être utile. Vous pouvez la consulter sur le site http://www.cdnpay.ca/news/product_status_fr.asp
Vous devrez examiner le format de la date, les positions standard de certaines zones et les polices de caractères utilisées. Dans certains cas, vous devrez peut-être acheter une nouvelle version du logiciel. Les stocks de chèques devront aussi être mis à jour pour refléter les nouvelles exigences d'impression au verso des chèques. Vous pourrez obtenir tous les détails à cet égard sur le site Web de l'ACP.
S'il est impossible de modifier votre logiciel, vous pourrez aussi commander des chèques directement de RBC Banque Royale® ou d'Interchèques. Ces chèques seront automatiquement conformes aux nouvelles normes et n'exigeront donc aucune vérification.
4. S'agit-il d'un pas vers l'imagerie numérique ?
Oui. Les nouvelles spécifications ont été mises au point pour aider à moderniser le système de compensation des chèques canadiens. Ces modifications rendent les chèques plus conviviaux pour qu'ainsi les institutions financières canadiennes puissent éventuellement échanger les données des clients plutôt que d'envoyer physiquement des chèques en papier. Cela augmentera l'efficacité du traitement, car s'il est vrai que l'usage des chèques s'est raréfié au fil du temps, il n'en reste pas moins que chaque jour, environ cinq millions de chèques sont encore transférés entre différents établissements financiers.
5. Quels sont les avantages potentiels des nouvelles exigences concernant les chèques ?
Les nouvelles spécifications ont été mises au point pour aider à moderniser le système de compensation des chèques canadiens. Ces chèques seront plus conviviaux pour qu'ainsi les institutions financières canadiennes puissent éventuellement échanger les données des clients plutôt que d'envoyer physiquement des chèques en papier. Maximiser l'efficacité au niveau du traitement pourra avoir des avantages pour vous, en tant que client de RBC, y compris :
- Conciliation plus rapide grâce à la possibilité de visualiser les chèques compensés plus rapidement.
- Recherche plus rapide pour répondre aux questions des clients.
- Avertissement plus rapide en cas de chèque refusé.
- Possibilité d'offrir de nouveaux services de lutte contre la fraude, comme la vérification des décaissements améliorée à l'aide de codes à barres ou de sceaux cryptés et la vérification automatisée des signatures.
- Réduction du coût et de l'espace nécessaires pour stocker les chèques payés.
6. Que disent l'Agence du revenu du Canada et les différents groupes d'entreprises et groupes comptables au pays à l'égard de cette initiative pancanadienne ?
L'ACP et les institutions financières membres comme RBC se sont engagées à faciliter la transition vers l'imagerie chèque pour les différents intervenants au Canada. Un certain nombre de groupes clés ont indiqué, par le biais de l'ACP, leur appui à cette initiative dans le cadre des présentations faites au ministère des Finances du Canada pendant l'examen, en 2006, de la législation sur le secteur financier.
Les appuis incluent :
Agence du revenu du Canada
Institut canadien des comptables agréés
Association des comptables généraux accrédités
du Canada
Société des comptables en management du Canada
Chambre de commerce du Canada
Fédération canadienne de l'entreprise indépendante
Association canadienne du gaz
Association des consommateurs du Canada
Conseil canadien du commerce de détail
Association de gestion de trésorerie du Canada
7. Que se passera-t-il si mes chèques ne sont pas entièrement conformes aux nouvelles normes lorsque le nouveau processus de compensation par imagerie sera mis en place ?
Une entreprise qui n'adopte pas les nouvelles normes pour les chèques d'ici le 2 septembre 2008 court le risque que l'image de ses chèques ne puisse pas être créée de façon appropriée, conformément aux exigences de l'ACP. Ainsi, ces chèques pourraient ne pas pouvoir être compensés dans le cadre du nouvel environnement de traitement. En effectuant la transition vers le nouveau format de chèque avant que le nouveau processus de compensation ne soit mis en place en septembre 2008, les entreprises éviteront les problèmes potentiels et pourront profiter des avantages de l'imagerie chèque dans l'entreprise.
8. Si mes chèques à usage commercial établis selon le nouveau format échouent le test de vérification, pourrai-je continuer à les utiliser jusqu'à ce que le nouveau processus de compensation soit mis en place, pendant la deuxième moitié de 2008 ?
Oui, vous pourrez continuer à utiliser vos anciens chèques à la condition d'avoir obtenu de nouveaux chèques conformes d'ici le 2 septembre 2008. Il est fortement recommandé que des spécimens de chèques modifiés soient présentés de nouveau, pour vérification, le plus tôt possible et ce, bien avant la fin du délai de grâce. Remarque : Les chèques doivent avoir réussi le test de codage à l'encre magnétique.
9. Les nouvelles normes ont-elles des incidences sur les caractéristiques de sécurité des chèques ?
Les nouvelles normes pour les chèques s'adaptent à un certain nombre de caractéristiques déjà utilisées ainsi qu'à de nouvelles méthodes émergentes dans le domaine de l'imagerie. Il est évident que la transition vers le traitement à base d'images pourra avoir des répercussions sur certaines des caractéristiques de sécurité.
Ainsi, plusieurs des caractéristiques de sécurité traditionnelles appliquées à des effets papier pourraient rester invisibles sur les images de chèques ; cependant, elles seraient toujours utiles pour prévenir la contrefaçon ou la modification des chèques. L'élément le plus important consiste à s'assurer qu'il n'y ait aucune interférence avec les caractéristiques de sécurité des chèques, soit avant ou après l'imagerie, avec la ligne de codage magnétique ou les autres « zones d'intérêt », comme elles sont définies dans la partie A de la norme 006. Tout particulièrement si un pantographe NUL (par exemple, du lettrage ou des images cachés dans l'arrière-plan, etc.) ou tout autre pantographe caché est utilisé, celui-ci devra être visible sur les images saisies des chèques originaux. De même, certaines techniques, telles l'impression inversée qui peut perturber la saisie d'images ou de données, ne seront plus permises.
On recommande aux imprimeurs et aux émetteurs de chèques de revoir l’utilisation qu’ils font des caractéristiques de sécurité à la lumière de la transition vers l’imagerie chèque au Canada. En outre, de nouvelles caractéristiques de sécurité comme les sceaux et codes à barres cryptés sont en voie d'évaluation pour l’imagerie.
10. La nouvelle norme pour les chèques est-elle compatible avec les normes internationales comparables ?
La partie A de la norme 006 inclut certaines exigences particulières à l'environnement canadien, comme le positionnement des éléments sur la ligne de codage magnétique particulier au Canada et la taille minimale des chèques (6,25 po ou 15,785 cm). Quant aux autres éléments comme l’arrière-plan et la luminance, l’ACP a adopté les normes ANSI, dans toute la mesure du possible.
11. Et si je gère un compte personnel à partir duquel j'émets des chèques au nom d'un organisme sans but lucratif comme une équipe de sport ou un club social local ?
Si vous émettez des chèques pour un organisme sans but lucratif en utilisant un compte personnel RBC, vous pourriez devoir prendre des mesures supplémentaires pour vous assurer d'être fin prêt si vous imprimez vous-même vos chèques avec un logiciel ou si vous les faites imprimer à l'extérieur. Vous pourriez vouloir consulter le site http://www.cdnpay.ca/news/product_status_fr.asp pour voir si votre imprimante et votre logiciel actuels sont conformes aux nouvelles normes. Si vous commandez des chèques directement de RBC Banque Royale® ou d'Interchèques, vous n'avez rien à faire. Depuis avril 2005, ces chèques sont conformes aux nouvelles normes.
12. À quel moment les nouvelles spécifications entrent-elles en vigueur ?
Les nouvelles spécifications des chèques sont déjà en vigueur. Les imprimeurs et les entreprises qui produisent elles-mêmes leurs chèques sont incités à apporter le plus tôt possible les changements nécessaires à leurs systèmes. Tous les chèques d’entreprise canadiens devraient être conformes aux spécifications exposées à la partie A de la nouvelle version de la Norme 006 au 2 septembre 2008.
Les chèques personnels ou d'entreprise nouveau modèle sont maintenant distribués par l’entremise des institutions financières. Comme le gros des chèques est commandé par l'intermédiaire d'institutions financières et que leur présentation varie moins, il sera probablement possible d'en accepter la plupart, à titre provisoire, le temps que les clients commandent un nouveau lot et à condition qu’ils permettent de saisir des images de bonne qualité. En annonçant bien en avance la mise en place de nouvelles spécifications, l’ACP espère rendre la transition le plus facile possible aux entreprises et aux consommateurs.
13. Où puis-je consulter la dernière version de la Norme 006 de l’ACP ?
Vous pourrez consulter la dernière version de la norme 006 sur le site Web de l'ACP (www.cdnpay.ca). Les normes actuelles « conviviales » pour les chèques sont présentées à la partie A.
Chez RBC, nous voulons vous aider dans chacune des étapes de la transition. Nous voulons vous aider à vous assurer de la conformité des chèques lorsque le nouveau délai de grâce accordé par l'ACP se terminera, dans la deuxième moitié de 2008, soit le 2 septembre 2008 pour les clients de RBC. Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter (lien vers la page Nous joindre)
- Contactez votre représentant/succursale/
directeur relationnel de RBC Banque Royale
- Entreprises clientes - Composez le 1 800 Royal 2-0 (1 800 769-2520)
14. Qu'est-ce que le code d'opération 45 ou « code opér 45 »? Quel type de clients utilisera ce code spécial ?
Ce nouveau code est mis en place dans le cadre des nouvelles normes canadiennes concernant les chèques. Il vise à faciliter l'émission par des clients d'effets en dollars US qui seront tirés sur un compte en dollars US dans une institution financière canadienne. Les clients qui font fréquemment des chèques de ce type les connaissent peut-être sous le nom d'effets « sans entente de compensation ». L'instauration du code d'opération 45 permettra de réduire, sinon d'éliminer, le nombre d'effets compensés dans une mauvaise devise.
15. Que se passera-t-il, dans le cas des clients soumis au code d'opération 45, quand ils commanderont des chèques pour se conformer à la Norme 006 concernant les chèques canadiens ? Faut-il inclure la mention « code d'opération 45 » sur la ligne MICR ou dans le code électronique ?
Depuis mars 2006, les entreprises clientes qui commandent leurs chèques auprès de RBC Banque Royale ou d'Interchèques peuvent commencer à utiliser les nouveaux chèques portant le code d'opération 45 (« code opér 45 »). Les entreprises clientes qui impriment leurs propres chèques, ou qui les font imprimer, devront s'assurer que le code d'opération 45 soit inclus sur la ligne de codage magnétique d'ici le 2 septembre 2008.
S'il vous est impossible de modifier votre logiciel ou votre imprimante, pensez à commander des chèques directement de RBC Banque Royale ou d'Interchèques. Ces chèques incluent automatiquement le code d'opération 45 et n'exigent aucune vérification. Les entreprises clientes bénéficiant des services d'un directeur relationnel à RBC peuvent s'adresser à lui pour se renseigner sur le code d'opération 45.
16. Que dois-je faire si je reçois des chèques de mes clients qui ne semblent pas satisfaire aux normes concernant les chèques ?
RBC continuera à accepter tous les effets. Vous serez informé si des chèques ne peuvent pas être traités. Toutes les institutions financières travaillent en étroite collaboration avec leurs clients afin de s'assurer que tous les chèques soient conformes aux nouvelles normes d'ici le 2 septembre 2008.
17. Quelles sont les raisons pour lesquelles un chèque pourrait ne pas être traité ?
Un effet pourrait ne pas être traité s'il ne peut pas être numérisé correctement. Autrement dit, les chèques pourraient ne pas être compensés dans le nouvel environnement. Voici certains éléments pouvant nuire à la saisie des images :
- impression inversée
- italiques
- caractères inclinés
- bordure inférieure imprimée sous la ligne de codage magnétique
- utilisation de carbone noir au verso des chèques
- arrière-plans colorés ou complexes
- utilisation d'encre de couleur autre que bleu foncé, noir ou violet foncé
- les fonctions de sécurité ne doivent pas empiéter sur la saisie des images pour les « zones d’intérêt »
Pour de plus amples renseignements, consultez le site Web de l'ACP
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